上海市静安区教育局关于关于做好静安区学生资助文件材料收集归档工作的通知-静安区优惠政策|静安区政策-产业园区招商

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上海市静安区教育局关于关于做好静安区学生资助文件材料收集归档工作的通知

政策

发布部门：区房管局发布时间：2022年10月27日有效性：政策是否有效未知，请慎用

各中小学、幼儿园：为真实、完整、全面地记录静安区学生资助工作开展情况，做好各类资助文件材料收集归档工作，规范各学校幼儿园学生资助档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》、《上海市教育委员会上海市财政局上海市民政局上海市残疾人联合会关于印发上海市中小学幼儿园学生资助资金管理实施办法的通知》的相关规定，结合我区学生资助管理实际，现就做好本区学生资助文件材料收集归档工作通知如下：一、提高认识，明确文件材料收集归档工作职责学生资助工作形成的文件材料，是极其宝贵的档案资料，反映了资助政策、资助程序和资助结果，对于总结经验、规避风险、精准资助具有十分重要的价值。各学校学生资助管理部门应接受区教育行政管理部门和档案行政管理部门的业务监督和指导。各学校要高度重视学生资助文件材料收集归档工作，明确职责、指定专人，认真做好各种文件材料（含纸质及电子形式）的收集整理和归档工作，确保齐全完整。学校资助管理部门和档案管理部门共同配合做好学生资助文件材料的收集、整理、保管和利用等管理工作，不得伪造、篡改，确保学生资助文件材料的完整、安全。二、加强管理，规范文件材料收集整理各学校要结合实际，明确学生资助文件材料的归档范围并及时归档。（一）归档范围下列资助文件材料应当进行归档：1.上级部门文件材料；2.学校制定的制度规范等文件材料，包括成立学生资助管理工作小组的文件、资助政策实施细则等；3.学校年度资助工作计划、工作总结、自查报告、会议记录等；4.学校资助政策宣传、资助育人活动材料；5.家庭经济困难学生申报材料，包括学生资助申请汇总表、学生资助申请表、建档立卡证明、放弃申请资助的书面说明等相关材料；6.资助公示资料，包括对资助项目、资助日期、资助标准、资助金额等的公示；7.资助资金使用情况等有关凭证；8.其他具有保存和利用价值的文件材料。（二）档案整理各学校资助管理部门应按照《静安区学生资助文件材料归档范围和保管期限表》（附件）要求，结合学校实际，负责定期将应当归档的资助文件材料整理立卷。1.分类按照学生资助业务经办的规律和特点，在学校教育教学档案类别中新增加“学生(幼儿）资助类”，按照学期、保管期限对学生资助文件材料进行分类、整理。2.整理组卷各学校资助管理部门按照学期，将已办结的学生资助文件材料收集齐全，并参照学校教育教学档案的组卷方式规范整理。（1）遵循文件材料的形成规律，保持文件材料相互之间的有机联系，便于查考利用等原则进行组卷。每卷一般不超过200页。（2）卷内文件材料按正件在前，附件在后；批复在前，请示在后的顺序排列。（3）按顺序编页号，只编有效页号，一页一号，页号位置在非装订线一侧的上角。（4）填写卷内目录及备考表。卷内文件目录，应按照文件材料的题名分别编制，每份文件材料必须注明单位、责任者、时间。（5）卷内材料应拆除原有金属物，对已损坏的文件材料应进行修补，没有留出装订线的要加边。均采用“三孔一线”的方式装订。（6）案卷封面、封底各栏目应填写齐全，标题拟写应简明扼要，并体现作者、问题、文种三要素。（案卷标题由四部分组成，即责任者—时间—（针对年月）—内容—业务类别。）（7）资助材料采用静安区档案局统一规定的教育教学档案案卷封面、封底和卷盒进行装订和装盒。三、及时归档，确保文件材料依法依规移交学生资助文件材料实行集中统一管理的原则，由各学校档案部门集中统一保管。学校资助管理部门在办理资助文件材料移交时，应当编制资助文件材料移交清册，并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。学校资助管理部门应于每年9月前将装订完毕的上一学年度的资助文件材料移交本单位档案室归档。档案管理部门应对接收的资助文件材料及时进行检查、编号、入库保管。（一）案卷排列与编号资助文件材料参照教育教学档案档号编制方式，按照教学年度编制，做为教学档案最后一个类别进行统一编号。档号编制如下：JX（教学档案代号）•2021（年度）-D30/D10（保管期限代号）-001（流水号）（二）排架与保管学校档案室应按教育教学档案档号顺序，依次排列上架，定期对保管情况进行全面检查，并做好检查记录。发现问题，及时采取补救措施，并报告分管领导，确保档案安全。四、按照相关制度，做好资助档案利用、鉴定与销毁工作（一）资助档案的利用各学校应当严格按照相关制度利用资助档案，在进行资助档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。各学校保存的资助档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应当严格按照规定办理相关手续。资助档案借用单位应当妥善保管和利用借入的资助档案，确保借入资助档案的安全完整，并在规定时间内归还。（二）资助档案的鉴定与销毁资助档案鉴定与销毁工作应由档案管理部门牵头，组织资助部门负责人、资助员和档案管理人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。对经过鉴定可以销毁的资助档案，应编制销毁清册，经资助部门分管领导批准后销毁。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。五、加强安全保密，确保万无一失各学校要严格执行档案保管保护和保密各项制度规定，严格档案利用，杜绝失密泄密，切实保障档案实体安全和信息安全。对于玩忽职守，造成档案管理混乱、丢失等，给受助学生造成损失的，将依照《中华人民共和国档案法》《档案管理违法违纪行为处分规定》等法律法规处理处罚。上海市静安区教育局2022年10月24日

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